Naredu

In einer Führungsposition muss man immer mehrere Dinge auf einmal erledigen. Normalerweise ist dies eine Quelle von Stress. Natürlich kann es Schwierigkeiten geben, sich zu konzentrieren und durchzuhalten, aber wenn man diese möglichen Ursachen ausschließt, bleiben immer noch zahlreiche Probleme, die bewältigt werden müssen. In meinen ersten Jahren als Manager habe ich das mit großem Engagement, Überstunden und ständiger Wachsamkeit kompensiert. Es gibt jedoch einen einfacheren Weg, den ich gerne mit Ihnen teilen möchte. Hier sind 12 Techniken, um mehrere Dinge auf einmal zu managen, ohne Stress zu haben:

1. Planen Sie alle anfallenden Arbeiten in Ihrem Kalender

Wenn ich keine Zeit für bestimmte Arbeiten einplane, wird die Zeit mit Sicherheit mit Terminanfragen vollgestopft. Und selbst wenn ich sie alle ablehne, brauche ich immer noch Zeit, um die Anfragen zu bearbeiten. Es ist also sehr wichtig, die Zeit im Voraus zu blockieren. Und was ich erst kürzlich gelernt habe, ist, dass es sehr effektiv ist, nicht nur größere Arbeitsblöcke zu blockieren. Auch die Beantwortung einer bestimmten längeren oder komplexen E-Mail oder die Vereinbarung eines bestimmten Termins mit einem Kunden erfordert Zeit. Deshalb trage ich auch sehr kleine, verwaltungsaufwändige Aufgaben in meinen Kalender ein, z. B. "Sag A, dass er X erledigen soll". Zumindest sollte es einen Blocker für "fällige Verwaltungsaufgaben" geben.

2. Meeting-Ketten verwenden

Wenn ich ein Problem verwalte, an dem über einen längeren Zeitraum gearbeitet wird, plane ich oft von Meeting zu Meeting. Am Ende jeder Besprechung plane ich sofort die nächste Besprechung. Jede Besprechung enthält ein Ziel und eine ToDo-Liste mit Aufgaben, die bis zum Zeitpunkt der Besprechung erledigt sein müssen. Für jeden Aktionspunkt gibt es eine verantwortliche Person. Ich schreibe Ziel und Aufgabenliste direkt in die Besprechungseinladung, damit ich das Protokoll nicht erst suchen muss, wenn die Besprechung stattfindet.

3. Verlasse jede Besprechung ohne TODOs

Wenn ich eine Besprechung abhalte, versuche ich immer, sie ohne TODOs zu verlassen. Normalerweise gibt es für die meisten Aufgaben jemanden, der sie erledigen kann. Wenn nur ich es tun kann, versuche ich, die Aufgabe anzupassen oder in kleinere Teile aufzuteilen, damit sie leichter delegiert werden kann. Wenn es danach immer noch Arbeit auf hoher Ebene gibt, die nur ich erledigen kann (wie z. B. eine Entscheidung zu treffen oder einen Arbeitsauftrag zu genehmigen), versuche ich, diese Arbeit so eng zu definieren, dass ich sie als Tagesordnungspunkt der nächsten Sitzung ausführen kann.

4. Delegiere alles, was jemand anderes tun kann

In meiner früheren Laufbahn hatte ich immer das Bedürfnis, Dinge selbst zu erledigen. Und es gibt immer noch Dinge, die ich unbedingt selbst erledigen muss, weil sie entweder zu meinen Kernaufgaben gehören oder ich niemanden habe, der sie erledigen kann. Ich habe jedoch festgestellt, dass die Zahl der Dinge, die ich wirklich selbst erledigen muss, sehr gering ist. Es kommt alles auf gute Delegationsfähigkeiten an. Die nächsten Abschnitte geben einen Hinweis darauf, was ich meine.

5. Delegieren Sie mit klaren Zielen und Algorithmen

Wenn ich eine Aufgabe delegiere, muss ich immer das Niveau der Fähigkeiten und der Kreativität der Person berücksichtigen, der ich die Aufgabe übertrage. Je geringer das Niveau der Fähigkeiten und der Kreativität, desto mehr Zeit nehme ich mir für die Festlegung des konkreten Schritt-für-Schritt-Verfahrens, das die Person ausführen soll. Wenn das schrittweise Verfahren so komplex ist, dass das gesamte Delegationsverfahren nicht innerhalb von 20 Minuten erledigt werden kann, dann zerlege ich die Aufgabe in kleinere Teile. Dann delegiere ich nur den ersten Teil und verwende die Sitzungskette, um die anderen Teile in nachfolgenden Sitzungen zu delegieren.

Bei jeder Delegation gebe ich ein klares SMART-Ziel vor, was erreicht werden soll, wann es erreicht werden soll und was die Einschränkungen (z. B. Budget) sind. Dann lasse ich die Person alles mündlich wiederholen, um sicherzustellen, dass sie alles verstanden hat. Dies ist ein wichtiger Teil, da es oft zu Missverständnissen kommt.

6. Rechnen Sie beim Delegieren mit mehreren Wiederholungen

Ich habe beobachtet, dass viele Manager wütend oder ungeduldig werden, wenn ihre Delegation nicht klappt. Um das zu vermeiden, rechne ich geistig mit einem Scheitern der Delegation und bereite mich darauf vor. Je nach den Fähigkeiten und der Erfahrung der Person, an die ich delegiere, rechne ich mehrere Wiederholungen in meine Erwartungen ein.

7. Planen Sie die Überprüfung im Voraus in Ihrem Kalender ein

Nachdem ich die Aufgabe delegiert habe, trage ich in meinen Kalender ein, dass ich die Erledigung der delegierten Aufgabe überprüfen werde. Entweder mache ich die Kontrolle selbst oder ich plane ein Treffen mit der Person, der ich die Aufgabe übertragen habe. In letzter Zeit lasse ich sogar die andere Person die Besprechung planen, aber natürlich muss ich dann in meinem Kalender überprüfen, ob ich die Einladung zur Besprechung erhalten habe.

8. Erlauben Sie eine gewisse Bandbreite des Scheiterns

Ich verlasse jetzt das Thema Delegation und möchte über die laufende Arbeit schreiben, die von den Mitarbeitern erledigt wird. Ich habe gelernt, dass ein gewisses Maß an Misserfolg unvermeidlich ist und es nicht hilfreich ist, zu versuchen, ihn zu vermeiden. Stattdessen lasse ich die Mitarbeiter eine bestimmte Zeit lang an Aufgaben arbeiten, bei denen das Risiko des Scheiterns besteht. Aber ich begrenze den Umfang des möglichen Scheiterns durch die folgenden Mechanismen.

9. Nutzen Sie vorgeplante periodische Controlling-Meetings für laufende Prozesse

Bei größeren Projekten ist es sinnvoll, periodische Controlling-Sitzungen im Voraus zu planen. Jedes Controlling-Meeting hat ein klares Ziel und Ergebnisse, die bis zum Zeitpunkt des Meetings erreicht werden müssen. Typischerweise umfasst die Ergebniskontrolle Zeitplan, Umfang, Qualität, Budget und Risiken.

Dies ist sehr wichtig, deshalb wiederhole ich es und versuche es zu verdeutlichen:

• Alle Controlling-Meetings werden zu Beginn des Projekts geplant.
• Die Ergebnisse, die bis zum Zeitpunkt jedes Controlling-Meetings erreicht werden müssen, werden ebenfalls zu Beginn des Projekts festgelegt.

Ich kann sinnlose "Jour-fixes" nicht ausstehen, bei denen das Team nur "über das Projekt spricht".

10. Nutzen Sie Audits statt ständiger Kontrolle

Bei sich wiederholenden Aktivitäten, die in Form eines Prozesses standardisiert sind, prüfe ich nicht jede Prozessaktivität. Stattdessen lasse ich die Mitarbeiter die Arbeit machen und überprüfe regelmäßig mit Audits, ob alle Prozessschritte durchgeführt wurden. Diese Audits sollten allerdings in kurzen Zyklen stattfinden, um die Fehlerquote zu begrenzen. Vielleicht prüfe ich wöchentlich oder monatlich, je nach Häufigkeit der Prozessaktivitäten. Diese Audits sollten im Voraus geplant werden. Ein solches Audit muss keine große Sache sein. Es kann nur ein 10-minütiger Blick auf die Probleme im Problemverfolgungssystem sein.

11. Definieren Sie kleine Überwachungsrollen

Zur Durchführung von Audits oder Controlling-Meetings habe ich es als hilfreich empfunden, sehr kleine Rollen zu definieren. Die Verantwortung der Rollen ist die Planung und Moderation der Controlling-Meetings oder die Durchführung der Audits. Ich kann die Rollen dann an Personen mit hoher Gewissenhaftigkeit und Zuverlässigkeit vergeben und sie mir regelmäßig über ihre Ergebnisse berichten lassen. Auf diese Weise muss ich das Audit nicht selbst durchführen. Bei den Personen, denen die Rollen zugewiesen werden, handelt es sich in der Regel nicht um Führungskräfte, sondern um normale Mitarbeiter, die zufällig sehr zuverlässig sind.

12. Absichtlich alles vergessen

All die oben genannten Techniken helfen nur, weil ich Folgendes tue: Zwischen den geplanten Terminen in meinem Kalender vergesse ich absichtlich alles über ein Thema. Wenn mich jemand etwas zu dem Thema fragt, sage ich wörtlich: "Ich kann mich nicht mehr im Detail erinnern, bitte bringen Sie es in der Controlling-Sitzung zur Sprache. Wir werden uns dann mit Ihrer Frage befassen.
Das erfordert natürlich etwas mentale Übung, aber ich habe gelernt, dass es wirklich effektiv ist.